Como Montar uma Comissão de Formatura

O período da faculdade é uma fase muito importante em nossas vidas… É nesse período que alcançamos uma profissão, a qual iremos levar por toda a nossa vida. Superamos muitas dificuldades, enfrentamos muitas batalhas e passamos por muito sufoco para concluir o curso superior e alcançar o nosso objetivo. Tal esforço merece uma comemoração à altura. É muito gratificante que na conclusão do seu curso superior tenha a celebração da sua conquista, pois afinal, será apenas o inicio de muitas outras que estarão por vir.

Para isso, será necessário iniciar um trabalho já no inicio da universidade, para que na conclusão do seu curso superior a comemoração seja da forma que merece. O inicio disso, vem com a formação da Comissão de Formatura, a qual irá te representar junto à Reitoria da Universidade e na organização dos eventos de sua formatura.

 

Eleição:

 

O ideal é que essa Comissão seja formada já no inicio da faculdade. Muitas instituições já possuem no seu estatuto um regulamento para a formação da comissão de formatura e dão a devida orientação aos acadêmicos, porém, muitas ainda deixam a cargo da turma a formação e administração da comissão de formatura. Nesses casos, os alunos devem se reunir e eles próprios se organizar para a formação.

A criação de uma Comissão de Formatura pode se da de duas formas:

1º – Através de formação de chapas para a votação;

2º – Através de candidatura individual para a votação.

O mais indicado é a segunda opção, o qual a formação é feita de forma mais democrática.

Será necessário que alguém da turma organize a eleição com a ajuda de um representante da faculdade para que fique tudo muito transparente. É imprescindível que comunique primeiramente a turma para que as pessoas possam se candidatar. O comunicado pode ser feito através de Edital, e-mail coletivo, Blog, mídias sociais e outras ferramentas que façam que todos tenham conhecimento.  Deve ser estipulado um prazo de aproximadamente 10 dias para a candidatura, podendo variar para mais ou menos de acordo com a disponibilidade da turma. Normalmente nessa segunda opção, o acadêmico se candidata para fazer parte da comissão de formatura, mas não sabe qual o cargo que deseja ocupar. Isso é definido posteriormente a votação.

Concluído o período da candidatura inicia-se a fase para votação. Novamente deve ser enviado um comunicado a turma com o nome dos candidatos e marcando o dia da assembléia para eleição. É importante que a turma seja imparcial no momento da votação, deixando de lado os vínculos emocionais de amizade, analisando apenas os aspectos fundamentais como espírito de liderança, pró atividade e, acima de tudo, o senso de responsabilidade dos candidatos.

É indicado que uma Comissão de Formatura seja formado por 6 membros, sendo:

  1. Presidente ou Coordenador Geral
  2. Vice Presidente ou Vice Coordenador Geral
  3. Tesoureiro ou Coordenador de Finanças
  4. Vice Tesoureiro Vice Coordenador de Finanças
  5. Secretário
  6. Coordenador de Eventos

Esse número de integrantes é indicado para uma turma de 30 alunos, podendo variar para mais ou menos de acordo com a turma e a instituição de ensino. É importante que tenha ainda 3 suplentes para substituição em caso de desistência ou reprova de algum dos membros.

Por ordem crescente de votos (do mais votado para o menos votado) será formado a Comissão de Formatura. O candidato com maior número de votos será o Coordenador Geral e assim sucessivamente. Feito a eleição é necessário que seja feito a ata da eleição para que todos os presentes assinem. É importante também enviar um comunicado (por todos os canais de comunicação com a turma) para que todos tenham conhecimento dos membros eleitos para Comissão de Formatura, pois é comum que nem todos estejam presentes na assembléia.

 

Atribuições da Comissão:

 

Passado o período de eleição, é necessário “colocar a mão na massa” e começar a trabalhar. É importante que cada membro tenha conhecimento da importância e função do cargo ocupado.

Presidente ou Coordenador Geral: Toma decisões gerais, pesquisa valores, entra em contato com Buffet, Cerimoniais, Convites, Reitoria da Universidade, delega as funções para os demais membros da comissão e transmite todas as decisões para os demais formandos. Em síntese, coordena todas as ações da comissão.

Vice Presidente ou Vice Coordenador Geral: Auxilia o Presidente na tomada de decisão e na sua falta, este assume seu cargo.

Tesoureiro ou Coordenador de Finanças: Efetua pagamentos, cobra mensalidades e demais pagamentos de rifas e promoções, além de realizar demonstrativos mensais do fluxo de caixa e outros relatórios e extratos que se fizerem necessário.

Vice Tesoureiro ou Vice Coordenador de Finanças: Auxilia o tesoureiro nas suas funções e na sua falta, este assume o cargo.

Secretário: Registra através de ata, todas as reuniões da comissão e das assembléias gerais, para que sempre haja prova das decisões tomadas.

Coordenador de Eventos: Responsável pela organização de festas, eventos, rifas e outras promoções, a fim de arrecadar fundos.

 

Estatuto Social:

 

Uma vez definido os integrantes da Comissão e cada qual tendo conhecimento da função que deve exercer, é importante estabelecer as regras gerais da comissão, sendo redigida em um documento chamado Estatuto.

No Estatuto deve conter todas as informações relativas aos eventos da formatura, mensalidades, dados dos associados com seus direitos e obrigações. É importante que depois de estabelecido o Estatuto, que seja lido em Assembleia Geral com todos os formandos, colhido assinatura e posteriormente registrado em cartório.

Veja com atenção o modelo anexado e acrescente o que achar necessário.

MODELO:

 

ESTATUTO DA COMISSÃO DOS FORMANDOS
   TURMA DE _______________ DA __________________

 

 

CAPÍTULO I
DA DENOMINAÇÃO, SEDE, FORO E FINALIDADE

 

Artigo lº – Sob a denominação Comissão de Formatura de ___________________, fica instituída, na melhor forma do Direito, uma instituição civil, a qual se regerá por este Estatuto Social e demais disposições legais aplicáveis a espécie.

 

Artigo 2º – A Comissão de Formatura não tem sede própria e será instalada em local que para este seja próprio. E o foro é o da cidade de _________________, Estado do ______________________.

 

Artigo 3º –  A Comissão terá por finalidade organizar as solenidades de formatura e realizar todos os procedimentos necessários a organização das festividades relativas à comemoração de formatura do curso de ________________________ da _______________________.

 

 

CAPÍTULO II
DA COMISSÁO DE FORMATURA

 

Artigo 4º –  A escolha dos integrantes da comissão de formatura foi realizado por meio de uma lista de voluntários e a partir disso realizado uma votação.

  • 1º.  Os integrantes da Comissão de Formatura são:

Coordenador Geral:

Vice:

Coordenador de Finanças:

Vice:

Secretário:

Coordenador de Eventos:

 

Artigo 5º – Nenhum membro da Comissão de Formatura será remunerado para o desempenho de suas atividades.

 

Artigo 6º – Todo o dinheiro arrecadado deve ser gerenciado pela Comissão.

 

I- O montante apurado somente pode ser aplicado nos preparativos ou no próprio evento da formatura

II- Todo movimento deve ser registrado em livro-caixa;

III- A qualquer um é assegurado vistas a quaisquer documentos ou registros;

IV- A conta-corrente deverá ser gerenciada por três (03) membros da comissão.

 

 

CAPÍTULO III
DOS ASSOCIADOS

 

Artigo 7º – Serão considerados associados todos aqueles que assinarem o termo de adesão anexada a este estatuto.

 

  • 1º – Os associados preencherão uma ficha cadastral, constando de nome, endereço, CEP, telefone, local de trabalho, RG, CPF e e-mail.
  • 2º – Ocorrendo mudança de endereço ou telefone, é de responsabilidade exclusiva do associado avisar imediatamente à comissão de Formatura.

 

Artigo 8º – Todos os associados deverão obrigatoriamente participar da venda de rifas, bilhetes, convites ou qualquer outro tipo de arrecadação monetária, arcando com o valor das mesmas, caso não consiga liquidá-las em tempo hábil.

 

Artigo 9º – Todos os associados terão direitos a voz e voto nas Assembléias Gerais.

 

Artigo 10º – Todos os associados respondem subsidiariamente pelas obrigações sociais contraídas pelos Membros da Comissão de Formatura, proporcional à sua participação no patrimônio financeiro da Comissão.

 

CAPITULO IV
DAS SOLENIDADES

 

Artigo 11º – Constarão das solenidades os seguintes eventos:

 

I – Impressão gráfica dos convites;

II – Culto e missa;

III – Colação de grau;

IV – Baile de gala de formatura.

 

Artigo 12º – As solenidades de formatura reavisar-se-ão ao fim do 8º período do curso, com data a ser estabelecida pela Universidade.

 

Artigo 13º – A comissão de Formatura distribuirá a todos associados ____ convites para o baile. O associado que quiser mais convite deverá adquiri-lo em avulso.

 

Artigo 14º – Todas as despesas referentes a aluguel de local onde se realizarão as solenidades de formatura (salão de festa e auditório), contratação de grupo musical, e demais gastos serão pagos pela Comissão de Formatura, de acordo com os recursos arrecadados durante a vigência deste estatuto.

 

Artigo 15º – Os que aderirem a este estatuto terão direito a participar de todas as solenidades.

 

 

CAPÍTULO V
DO PATRIMÔNIO

   

Artigo 16º – O patrimônio social será constituído de contribuições mensais efetuadas pelos associados e acrescidas dos recursos provenientes de outras atividades lucrativas aprovados pela Assembléia Geral, como disposto no artigo 8º

 

 

CAPÍTULO VI
  DAS MENSALIDADES

 

Artigo 17º – As mensalidades deverão ser quitadas até o dia ______ de cada mês, forma de boleto bancário se responsabilizando por todas as taxas, mora e juros inseridos e decorrentes de atraso.

 

I – Valor das mensalidades corresponderá provisoriamente, até que sejam feitas mais pesquisas sobre o valor das solenidades, a R$__________ (__________ reais).

 

II – A quantia mensal será cobrada todos os meses do ano, inclusive nos meses de férias Julho, Dezembro e Janeiro;

III – O pagamento em atraso das mensalidades implicará em multa de diária de _______.

 

Artigo 18º – O associado que deixar de pagar 3 (três) mensalidades consecutivas, deve comparecer à Comissão de Formatura para motivar o inadimplemento.


Parágrafo Único – Caso o associado continue inadimplente por 6 (seis) mensalidades consecutivas será considerado desistente;

 

Artigo 19º – A Comissão de Formatura analisará a motivação referente ao artigo anterior, sendo de direito da Comissão de Formatura negar provimento à motivação.

 

  • 1º.  Sendo deferido, a Comissão de Formatura reterá 100% (cem por cento) do valor pago até a data;

 

Artigo 20º – Somente receberá 70% do valor pago as mensalidades, 1 (um) ano antes da data da primeira solenidade, quando houver:

 

I – Transferência ou abandono do curso;

II – Trancamento de matrícula;

III – Reprovação em disciplinas que tornem impossível a formatura;

IV- Conclusão do curso antes do prazo estipulado;

V- Causa Mortis.

 

Parágrafo Único. Na hipótese do inciso V, cabe á comissão de Formatura pôr a disposição da família do associado o montante pago pelo mesmo.

 

1º. A Comissão dispõe do prazo de até 30 (trinta) dias para proceder à devolução dos valores. Em nenhuma hipótese, serão restituídos os valores referentes à porcentagem correspondente à pane do associado desistente, estando estes valores comprometidos com alguma festividade, no momento da desistência.

 

2º. Toda a festividade, constantes neste Estatuto, refere-se àquelas promovidas com fins de arrecadação de fundos ou realização dos eventos ligados à formatura.

 

 

Local___________________, Dia____ de Mês______ de ano_____.

 

 

Formalização:

 

Muitas instituições de ensino obrigam legalizar a formação da Comissão de Formatura. Para isso é necessário criar-se uma empresa com inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ). Dessa forma, a comissão passa a ser uma empresa, cujos representantes legais são os integrantes da Comissão de Formatura.

O custo para abertura da empresa pode variar entre R$500.00 (Quinhentos reais) e R$1.000.00 (Um mil reais) e é feito através da contratação de um contador.

Mesmo que não seja exigência da Universidade é importante analisar a viabilidade da abertura da empresa para evitar problemas futuros aos membros da comissão.

 

Administração dos Recursos Financeiros:

 

Antes mesmo de iniciar a administração dos recursos financeiros da comissão de formatura é necessário providenciar a abertura da conta corrente da Comissão de Formatura, conforme consta no Estatuto.

O ideal é abrir a conta no nome da Empresa. Caso não tiver empresa, é interessante que a conta seja aberta no nome de 3 integrantes da comissão (presidente, tesoureiro e vice). Qualquer pagamento só poderá ser efetuado mediante assinatura dos 3 membros.

Feito isso, é necessário definir o planejamento da comissão. Deve-se reunir todos os membros e analisar a viabilidade dos eventos da formatura para se projetar um valor estimado dos gastos para a partir daí definir uma meta, a qual a comissão de formatura deverá trabalhar para alcançá-la.

Ex: Se a Comissão em comum acordo, definir que desejam realizar tantos eventos, os quais estima-se gastar R$120.000.00. Deve-se então, fazer um planejamento em cima de alcançar tal meta, para realizar todos os eventos planejados. A partir daí, define-se o valor das mensalidades e as promoções que poderão ser realizadas para alcançar a meta, considerando uma margem de segurança de mais ou menos 20%, que poderá sofrer interferência devido à oscilação no número de formandos. A partir daí, é importante reunir-se em assembléia para passar aos demais as decisões tomadas aos demais formandos, a fim de deixar todos comprometidos com a causa.

Também é importante definir as multas e juros a serem cobrados em caso de atraso. Juridicamente, o valor da multa fixa é de R$2% (independente dos dias em atraso) e 1% de juro ao mês. No caso das mensalidades, deverá ser emitido boleto mensal, o qual já deve constar tal informação. Em caso das promoções, esse valor deve ser cobrado pelo tesoureiro, no momento que o formando faz o pagamento.

É muito importante que todas essas informações constem no Estatuto da Comissão, para evitar problemas com os demais formandos.

Depois de estabelecidos todos esses fatores, é só trabalhar para concluir o tão sonhado ensino superior e realizar uma comemoração à altura da conquista alcançada.